MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Manajemen merupakan alat untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Manajemen yang baik akan memudahakan terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan dan masyarakat.

Unsur-unsur manajemen terdiri dari: man, money, method, machines, materials dan market.

Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Fungsi-fungsi manajemen yaitu Planning, Organizing, Actuating dan Controlling. Pengertian fungsi-fungsi yang dilaksanakan dalam proses manajemen sebagai berikut:

Perencanaan (Planning)

Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa.

Perencanaan adalah proses dasar dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Perencanaan dalam organisasi adalah esensial, dalam kenyataannya perencanaan memegang peranan lebih dibanding fungsi-fungsi manajemen lainnya. Fungsi-fungsi pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan sebenarnya hanya melaksanakan keputusan-keputusan perencanaan. Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan kondisi di waktu yang akan datang dalam perencanaan dan kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan, serta periode sekarang pada saat rencana dibuat.

Perencanaan adalah suatu proses yang tidak berakhir bila rencana tersebut telah ditetapkan, rencana harus diimplementasikan. Setiap saat selama poses implementasi dan pengawasan, rencana-rencana mungkin memerlukan modifikasi agar tetap berguna. Perencaan kembali dapat menjadi faktor kunci pencapaian sukses akhir. Perencanaan harus mempertimbangkan kebutuhan fleksibilitas, agar mampu menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi baru secepat mungkin.

Salah satu aspek penting perencanaan adalah pembuatan keputusan (decision making), proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu. Keputusan-keputusan harus dibuat pada berbagai tahap dalam proses perencanaan.

Pengorganisasian (Organizing)

Menjelaskan pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien. Pengorganisasian merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya.

Pengertian pengorganisasian dapat digunakan untuk menunjukkan hal-hal berikut:

• Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya-sumber daya keuangan, fisik, bahan baku dan tenaga kerja organisasi.
• Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya, dimana setiap pengelompokkan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.
• Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas­tugas dan para karyawan.
• Cara para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut.

Pengarahan (Actuating)

Bagian yang termasuk dalam manajemen pengarahan sebagai berikut:

Motivasi: Motivasi merupakan kegiatan yang mengakibatkan, menyalurkan dan memelihara perilaku manusia. Motivasi merupakan subyek yang penting bagi manajer, karena menurut definisi manajer harus bekerja dengan dan melalui orang lain. Manajer perlu memahami orang­orang berprilaku tertentu agar dapat mempengaruhinya untuk bekerja sesuai dengan yang diinginkan organisasi. Motivasi adalah subyek membingungkan, karena motif tidak dapat diamati atau diukur secara langsung, tetapi harus disimpulkan dari perilaku orang yang tampak.

Komunikasi dalam Organisasi: Komunikasi adalah kegiatan untuk para manajer mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka. Proses komunikasi memungkinkan manajer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Informasi harus dikomunikasikan kepada para manajer agar mereka mempunyai dasar perencanaan, rencana-rencana harus dikomunikasikan pada pihak lain agar dilaksanakan. Pengorganisasian memerlukan komuni kasi dengan bawahan tentang penugasan jabatan mereka. Komunikasi tertulis dan lisan adalah bagian esensi pengawasan. Manajer dapat melaksanakan fungsi­fungsi manajemen mereka hanya melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain.

Kepemimpinan manajerial didefinisikan sebagai suatu proses pengarahan dan pemberian pengaruh pada kegiatan-kegiatan dari sekelompok anggota yang saling berhubungan tugasnya. Implikasi penting dalam definisi tersebut yaitu: pertama, kepemimpinan menyangkut orang lain­bawahan atau pengikut; kedua, kepemimpinan menyangkut suatu pembagian kekuasaan yang tidak seimbang di antara pimpinan dan anggota kelompok; ketiga, pemimpin dapat juga memberikan pengaruh. Kepemimpinan merupakan bagian penting manajemen, tetapi tidak sama dengan manajemen. Kepemimpinan merupakan kemampuan yang dipunyai seseorang untuk mempengaruhi orang­orang lain agar bekerja mencapai tujuan dan sasaran, sedangkan manajemen mencakup kepemimpinan, tetapi juga mencakup fungsi lain seperti perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan.

Pengawasan (Controlling)

Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah diterapakan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan­penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan digunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan.

Tiga tipe dasar pengawasan yang dapat dilakukan sebagai berikut:

1. Pengawasan pendahuluan (feedforward control), atau sering disebut steering controls, dirancang untuk mengantisipasi masalah­masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan.
2. Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan (concurrent control), sering disebut pengawsan Ya-Tidak , screening controls atau Berhenti-Terus , d ilakukan selama suatu kegiatan berlangsung.
3. Pengawasan umpan balik (feedback control), sering dikenal sebagai past-action controls, mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Sebab-sebab penyimpangan dari rencana atau standar ditentukan, dan penemuam-penemuan diterapkan untuk kegiatan-kegiatan serupa dimasa yang akan datang. Pengawasan bersifat historis, pengukuran dilakukan setelah kegiatan terjadi.

(Sumber http://www.indonesian-publichealth.com/2012/07/fungsi-manajemen.html)

Pengadaan

Pengadaan adalah Merancang hubungan yang tepat dengan supplier dimana ada 2 cara / strategi pengadaan yang meliputi proses pembelian barang pada supplier yaitu, pembelian rutin cara ini berlaku untuk perusahaan yang sudah memiliki supplier yang jelas  dimana sudah terjadi kesepakatan jangka panjang di antara kedua pihak. Dan yang kedua Tender atau lelang, Strategi ini berlaku untuk perusahaan yang menyupplai barang dengan spesifikasi teknis yang cukup kompleks dan tidak akan dibeli berulang-ulang karena barang yang akan dibeli bukan merupakan barang yang standart sehingga supplier yang dimiliki tidak tetap. Selain itu, perusahaan juga memiliki aturan yang memang mengharuskan penyuplaian/pembelian barang dilakukan dengan proses tender.

Lelang dan tender itu berbeda. Hal yang membedakannya adalah jika tender,  saat pertama kali pihak perusahaan menawarkan harga pada para calon supplier, maka harga itu tidak bisa lagi direvisi. Sedangkan lelang, para calon supplier berkesempatan menawarkan harga/menurunkan harga sampai batas waktu lelang yang ditentukan. Kemudian untuk caranya, dalam system tender biasanya  tidak memperlihatkan harga penawaran dari supplier satu ke supplier lainnya(rahasia antara 2 pihak saja), sedangkan pada lelang justru para calon supplier diundang untuk mengikuti proses lelang dimana pada proses ini terjadi keterbukaan dari semua pihak.

Pengadaan (procurement) adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pengadaan yang baik akan membantu terwujudnya tujuan.

Pengembangan

Pengembangan (development) adalah proses peningkatan keterampilan teknis, teoritis, konseptual dan moral karyawan melalui pendidikan dan pelatihan.pendidikan dan pelatihan yang diberikan harus sesuai dengan kebutuhan pekerjaan masa kini maupun masa depan.

Pengembangan SDM merupakan salah satu bentuk aktivitas dari manajemen sumber daya manusia, seperti dijelaskan oleh (Husaini Usman, 2008: 221) bahwa pengembangan SDM merupakan bagian dari manajemen SDM. Pengembangan SDM ialah proses meningkatkan kuantitas dan kualitas SDM. Peningkatan kualitas SDM dapat dilakukan melalui pengamalan agama, peningkatan kesejahteraan, peningkatan pendidikan, peningkatan pelatihan, peningkatan kesehatan, peningkatan kesempatan kerja, pengendalian kependudukan, peningkatan lingkungan hidup, dan perencanaan karier.

Pengembangan menurut Beebe, et.al (2004: 8) adalah:

The concept of development is a process often linked to both training and human resources. The word development added to other terms suggests a broadening of the behaviors or strategies to achieve a goal. Development is any behavior, strategy, design, restructuring, skill or skill set, strategic plan, or motivational effort that is designed to produce growth or change over time. Development is a process of helping the organization or individuals in the organization do their jobs more effectively. Development involves a set of strategies that can help an individual or organization change to perform more effectively in achieving individual or corporate vision, mission, and goals.

Konsep pengembangan adalah suatu proses yang saling berkesinambungan antara pelatihan dan sumber daya manusia. Kata pengembangan ditambahkan pada bagian lain yang mempengaruhi perilaku atau strategi untuk mencapai suatu tujuan/hasil. Pengembangan adalah segala perilaku, strategi, desain, restrukturisasi, ketrampilan, perencanaan strategis, atau usaha memotivasi yang dirancang untuk menghasilkan pertumbuhan atau perubahan dari waktu ke waktu. Pengembangan adalah suatu proses untuk membantu organisasi atau individu dalam melakukan pekerjaan secara efektif. Pengembangan melibatkan satu set strategi yang dapat membantu individu atau organisasi untuk lebih efektif dalam melaksanakan pencapaian individu atau visi organisasi, misi, dan tujuan/hasilnya.

Pengembangan SDM terbagi menjadi dua bentuk, yaitu pelatihan dan pengembangan (training and development). Program pelatihan dan pengembangan merupakan serangkaian aktivitas yang dirancang untuk meningkatkan pengetahuan, kemampuan, sikap, dan kinerja individu, kelompok, atau seluruh organisasi. Aktivitas ini mengajarkan keahlian baru, memperbaiki keahlian yang ada, dan mempengaruhi sikap karyawan. Aktivitas pelatihan dirancang untuk meningkatkan keahlian pada pekerjaan saat ini. Sebagai contoh karyawan dapat dilatih dalam teknik pengambilan keputusan atau kemampuan dalam sistem pengolahan data. Aktivitas pengembangan dirancang supaya mendidik karyawan di luar keperluan posisi, sehingga dipersiapkan untuk promosi dan mampu memandang peran dalam organisasi secara lebih luas.

Kompensasi

Kompensasi (compensation) adalah pemberian balas jasa langsung (direct) dan tidak langsung (indirect), uang atau barang kepada karyawan sebagai imbalan jasa yang diberikan kepada perusahaan. Prinsip kompensasi adalah adil dan layak. Adil diartikan sesuai dengan prestasi kerjanya, layak diartikan dapat memenuhi kebutuhan primernya serta berpedoman pada batas upah minimum pemerintah dan berdasarkan internal dan eksternal konsistensi.

Tujuan dari pemberian kompensasi dan benefit adalah untuk menarik, memotivasi dan mempertahankan karyawan. Untuk itu dalam perencanaan dan penerapan sistem kompensasi dan benefit harus disesuaikan dengan visi, misi, strategi bisnis, dan strategi Human Resources (HR) perusahaan anda.

Pertama yang harus diperhatikan adalah aspek kesetaraan internal dan daya saing eksternal. Kesetaraan internal/keadilan internal diperoleh apabila perusahaan sudah melakukan proses evaluasi jabatan dengan benar. Daya saing eksternal adalah tingkat bayaran posisi-posisi/jabatan yang ada dalam perusahaan dibandingkan dengan usaha/industri sejenis dan biasanya berada dalam satu kawasan.

Pengintegrasian

Pengintegrasian (integration) adalah kegiatan untuk mempersatukan kepentingan perusahaan dan kebutuhan karyawan, agar tercipta kerja sama yang serasi dan saling menguntungkan. Perusahaan memperoleh laba, karyawan dapat memenuhi kebutuhan dari hasil pekerjaannya. Pengintegrasian merupakan hal yang penting dan sulit dalam MSDM, karena mempersatukan dua kepentingan yang bertolak belakang. 

Hubungan antarmanusia (Human Relation) adalah hubungan kemanusiaan yang harmonis, tercipta atas kesadaran dan kesediaan melebur keinginan individu demi terpadunya kepentingan bersama. Tujuannya adalah menghasilkan integrasi yang cukup kukuh, mendorong kerjasama yang produktif dan kreatif untuk mencapai sasaran bersama. Manajer dalam menciptakan hubungan antarmanusia yang harmonis memerlukan kecakapan dan keterampilan tentang komunikasi, psikologi, sosiologi, antropologi dan etologi, sehingga dia memahami serta dapat mengatasi masalah-masalah dalam hubungan kemanusiaan.

Pengintegrasian sebagai fungsi operasional manajemen personalia yang terpenting, sulit dan kompleks untuk merealisasikannya. Hal ini disebabkan karena karyawan/manusia bersifat dinamis dan mempunyai pikiran, perasaan, harga diri, sifat, serta membawa latar belakang, perilaku, keinginan dan kebutuhan yang berbeda-beda dalam organisasi perusahaan.

Karyawan tidak dapat diperlakukan seenaknya seperti menggunakan faktor-faktor produksi lainnya (mesin, modal atau bahan baku). Karyawan juga harus selalu diikutsertakan dalam setiap kegiatan serta memberikan peran aktif untuk menggunakan alat-alat yang ada. Karena tanpa peran aktif karyawan, alat-alat canggih yang dimiliki tidak ada artinya bagi peruashaan untuk mencapai tujuannya. Tujuan perusahaan hanya dapat dicapai jika para karyawan bergairah bekerja, mengerahkan kemampuannya dalam menyelesaikan pekerjaan, serta berkeinginan untuk mencapai prestasi kerja yang optimal.

Jika karyawan kurang berprestasi maka sulit bagi organisasi perusahaan dapat memperoleh hasil yang baik. Hal ini mengharuskan pemimpin menggunakan kewenangannya untuk mengubah sikap dan perilaku karyawan supaya mau bekerja giat serta berkeinginan mencapai hasil yang optimal.

Pengintegrasian adalah kegiatan menyatupadukan keinginan karyawan dan kepentingan perusahaan, agar tercipta kerja sama yang memberikan kepuasan. Usaha untuk pengintegrasian dilakukan melalui hubungan antar manusia (human relation), motivasi, kepemimpinan, kesepakatan kerja bersama (KKB), dan Collective Bargaining.

Jadi pengintegrasian adalah hal yang sangat penting dan merupakan salah satu kunci untuk mencapai hasil yang baik bagi perusahaan maupun terhadap karyawan sehingga memberikan kepuasan kepada semua pihak. Kayawan dapat memenuhi kebutuhannya dan perusahaan memperoleh laba.

Tujuan pengintegrasian adalah memanfaatkan karyawan agar mereka bersedia bekerja keras dan berpartisipasi aktif dalam menunjang tercapainya tujuan perusahaan serta terpenuhinya kebutuhan karyawan.

Pemeliharaan

Pemeliharaan (maintenance) adalah kegiatan untuk memelihara atau meningkatkan kondisi fisik, mental, dan loyalitas karyawan, agar mereka tetap  mau bekerja sama sampai pensiun. Pemeliharaan yang baik dilakukan dengan program kesejahteraan yang berdasarkan kebutuhan sebagian besar karyawan serta berpedoman kepada internal dan eksternal konsistensi.

Fungsi Pemeliharaan (maintenance) berkaitan dengan upaya mempertahankan kemauan dan kemampuan kerja karyawan melalui penerapan beberapa program yang dapat meningkatkan loyalitas dan kebanggaan kerja.

Perusahaan memelihara kemampuan dan kemauan kerja antara lain melalui :

·       Program keselamatan , kesehatan kerja

·       Hubungan industrial

·       Organisasi serikat pekerja

FUNGSI PEMELIHARAAN SDM;

Ø  Meningkatkan loyalitas SDM terhadap perusahaan

Ø  Meningkatkan motivasi dan disiplin kerja

Ø  Meningkatkan semangat dan kegairahan kerja

Ø  Meningkatkan rasa aman, rasa bangga dan ketenangan jiwa SDM dalam melakukan pekerjaan.

Ø  Meningkatkan kinerja SDM

Ø  Menurunkan tingkat kemangkiran SDM

Ø  Menurunkan tingkat turnover SDM

Ø  Menciptakan suasana hubungan kerja yang harmonis dan kebersamaan.

Kedisiplinan

Kedisiplinan merupakan fungsi MSDM yang terpenting dan kunci terwujudnya tujuan karena tanpa disiplin yang baik sulit terwujud tujuan yang maksimal. Kedisiplinan adalah keinginan dan kesadaran untuk mentaati peraturan-peraturan perusahaan dan norma-norma sosial.  Disiplin adalah kepatuhan untuk menghormati dan melaksanakan suatu system yang mengharuskan orang untuk tunduk kepada keputusan, perintah dan peraturan yang berlaku. Dengan kata lain, disiplin adalah sikap menaati peraturan dan ketentuan yang telah ditetapkan tanpa pamrih.

Prawirosentono (1999: 31) mengemukakan bahwa secara umum disiplin adalah taat kepada hukum dan peraturan yang berlaku. Sedangkan disiplin kerja, atau lebih tepatnya disiplin kerja pegawai dapat dikatakan ketaatan pegawai yang bersangkutan dalam menghormati perjanjian kerja dengan organisasi di mana dia bekerja.

Robert E. Quin dkk dalam Prawirosentono (1999 : 32) mengatakan : “Discipline implies obedience and respect for the agreement between the firm and its employee. Discipline also involves sanction judiciously applied”.

Uraian ini dapat dijelaskan bahwa disiplin meliputi ketaatan dan hormat terhadap perjanjian yang dibuat antara perusahaan dan karyawan. Disiplin juga berkaitan erat dengan sanksi yang perlu dijatuhkan kepada pihak yang melanggar.

Menurut Suradinata (1996: 150), disiplin pada dasarnya mencakup pelajaran, patuh, taat, kesetiaan, hormat kepada ketentuan/peraturan/norma yang berlaku. Dalam hubungannya dengan disiplin kerja, disiplin merupakan unsur pengikat, unsur integrasi dan merupakan unsur yang dapat menggairahkan kerja bahkan dapat pula sebaliknya.

Dengan berpedoman pada pengertian tersebut maka disiplin merupakan faktor pengikat kerja, yaitu merupakan kekuatan yang dapat memaksa tenaga kerja atau pegawai untuk mematuhi peraturan serta prosedur kerja yang telah disepakati dan telah ditentukan oleh lembaga yang berwenang atau pejabat yang berwenang dengan berpegang pada peraturan tersebut. Dengan berpegang pada peraturan dimaksud diharapkan tujuan organisasi dapat tercapai.

Pemberhentian

Pemberhentian (separation) adalah putusnya hubungan kerja seseorang dari suatu perusahaan. Pemberhentian ini disebabkan oleh keinginan karyawan, keinginan perusahaan, kontrak kerja berakhir, pensiun, dan sebab-sebab lainnya. Pelepasan ini diatur oleh Undang-undang No. 12 Tahun 1964.

Menurut Veithzal Rivai (2005, h 14) Sudah merupakan tugas manajemen SDM untuk mengelola manusia seefektif mungkin agar diperoleh suatu satuan SDM yang merasa puas dan memuaskan. Manajemen SDM merupakan bagian dari manajemen umum yang mengfokuskan diri pada SDM. Adapun fungsi-fungsi manajemen SDM seperti halnya fungsi manajemen umum, yaitu:

a. Fungsi Manajerial

1) Perencanaan (planning)

2) Pengorganisasian (organizing)

3) Pengarahan (directing)

4) Pengendalian (controling)

b. Fungsi Operasional

1) Pengadaan tenaga kerja 

2) Kompensasi

3) Pengintegrasian

4) Pemeliharaan

5) Pemusatan hubungan kerja

Fungsi-fungsi manajemen sumber daya manusia mungkin akan dijumpai ada beberapa perbedaan. Aspek lain dari manajemen sumber daya manusia adalah peranannya dalam pencapaian tujuan perusahaan secara terpadu. Manajemen sember daya manusia tidak hanya memperhatikan kepentingan perusahaan, tetapi juga memperhatikan kebutuhan karyawan dan pemilik tuntutan masyarakat luas. Peranan manajemen sumber daya manusia adalah mempertemukan atau memadukan ketiga kepentingan tersebut yaitu perusahaan, karyawan dan masyarakat luas, menuju terciptanya efektifitas, efisiensi, produktifitas dan kinerja perusahaan. 

Menurut Anwar Prabu Mangkunegara, (2001, h 2) terdapat enam fungsi operatif manajemen sumber daya manusia, yaitu:

a. Pengadaan tenaga kerja terdiri dari:

1) Perencanaan sumber daya manusia

2) Analisis jabatan

3) Penarikan pegawai

4) Penempatan kerja

5) Orientasi kerja 

b. Pengembangan tenaga kerja mencakup:

1) Pendidikan dan pelatihan 

2) Pengembang

3) Penilaian prestasi kerja

c. Pemberian balas jasa mencakup:

1) Balas jasa langsung  terdiri dari: Gaji atau Upah dan Insentif

2) Balas jasa tidak langsung: Keuntungan dan Pelayanan atau kesejahteraan.

d. Integrasi mencakup:

1) Kebutuhan karyawan

2) Motivasi kerja

3) Kepuasan saja

4) Disiplin kerja

5) Prestasi kerja

e. Pemeliharaan tenaga kerja mencakup:

1) Komunikasi kerja 

2) Kesehatan dan keselamatan kerja

3) Pengendalian konflik kerja

4) Konseling kerja 

f. Pemisahaan tenaga kerja mencakup: Pemberhentian kerja.

(sumber Dr. Syamsu Hariono, SE,MM)